In azienda, come nella vita, le cose accadono spesso all’improvviso. Per esempio, dover cambiare il proprio ERP. Magari perché, ormai obsoleto, a breve non sarà più supportato. Ecco allora che, soprattutto nei reparti dei sistemi informativi, ci si chiede: se migriamo a un nuovo ERP, chi e cosa ci garantirà la continuità di business con i nostri processi, così particolari e specifici e, nondimeno, la continuità operativa?
Qualcosa di simile è accaduto a LCM Group, storica e consolidata realtà italiana che opera nella distribuzione e consulenza di materie prime per l’industria farmaceutica, cosmetica, nutraceutica e alimentare. Nel corso degli anni, il Gruppo ha costruito processi e metodologie molto specifici per soddisfare il concetto alla base della sua vision: la “qualità invisibile”, quella che il consumatore finale non percepisce – perché sta all’inizio della catena di processo – ma da cui dipende la sicurezza, l’efficacia e la qualità del prodotto immesso sul mercato.
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Com’è nata l’esigenza di innovare: da percorso forzato a vantaggio competitivo
Come fare, quindi, a mantenere l’eccellenza nel bel mezzo di un’emergenza tecnologica? Come garantire il mantenimento dei processi così peculiari che caratterizzano l’azienda quando magari non ci si sente pronti ma si è in qualche modo “costretti” a farlo al più presto?
“Il nostro percorso di trasformazione digitale è nato da un’esigenza particolare – spiega Lorenzo Lencioni, Managing Director LCM Group -. Infatti, ci fu comunicato che l’ERP in uso sarebbe andato in end of support. Un processo nato in modo forzato, quindi. Non siamo partiti dall’idea di migliorarci, ma da un problema da affrontare”.
Eppure, quel problema si è trasformato in vantaggio competitivo. In una grande opportunità d’innovazione e di revisione dei propri processi e procedure interne che hanno permesso a LCM di capitalizzare il proprio background preservandone e amplificandone il valore e direzionandolo sui binari più opportuni per il futuro del proprio business. Ciò grazie a un partner, Alterna (Gruppo Altea Federation), che per sua natura e modus operandi non si limita a essere un semplice fornitore e vendor di prodotti e servizi, ma che si pone sempre quale alleato strategico dei propri clienti, seguendoli passo passo in ogni istante del processo d’innovazione e collaborando proattivamente al raggiungimento degli obiettivi tecnologici e di business.
I processi d’innovazione che nascono all’improvviso, peraltro, possono nascondere ogni giorno insidie importanti, per esempio a causa di imprevisti che costringono il cliente a dedicare risorse ad altre emergenze del momento, sottraendole temporaneamente al team interno che si sta occupando della trasformazione digitale. “Alterna non solo ci ha supportato appieno nel conseguire questo sempre complicato passaggio – spiega Lencioni – ma è stato anche molto flessibile quando, ad esempio a causa di un’attività urgente e imprevista, abbiamo dovuto sospendere un processo in atto, sottraendo risorse (al progetto con Alterna) senza le quali, però, non avremmo potuto portare avanti le emergenze della nostra attività quotidiana”.
La decisione di innovare, sia pur nata all’improvviso e non dettata da tendenze di mercato, è stata abbracciata con fermezza e determinazione da LCM poiché ispirata dalla ferma volontà del Gruppo di consolidare la propria leadership attraverso processi digitali certificabili, sicuri e orientati alla qualità.
La grande sfida della compliance e delle certificazioni
LCM opera in un settore complesso in cui compliance e normativa la fanno da padrone. Il percorso di trasformazione digitale, nato come visto in maniera “obbligata”, ha portato il Gruppo a dover individuare un partner, Alterna, capace di affiancarlo nell’affrontare (e vincere) una duplice sfida: garantire la tracciabilità e la convalida dei processi core nel rispetto delle linee guida GxP e della certificazione GMP e assicurare la continuità operativa e l’evoluzione tecnologica necessarie a sostenere la crescita futura.
L’analisi del rischio, i protocolli di test e la loro esecuzione hanno portato a validare le quattro company del Gruppo: “L’ERP è stato convalidato conformemente alle GMP per tutte le Società del Gruppo e non solo per la Divisione Farmaceutica – osserva Nadia Vaiana, Responsabile Ufficio Quality & Compliance LCM Group -. La convalida ha riguardato sia i processi aziendali sia la migrazione dei dati. Tra i processi aziendali convalidati vi è quello relativo alla qualifica dei fornitori, prodotti, lotti e all’approvazione dei clienti e dei relativi ‘crosslink’ sulle sedi di approvvigionamento e consegna”.
Il problema della compliance e delle certificazioni è un aspetto core delle attività di LCM. È ciò che, in qualche maniera, l’ha resa unica nel suo settore. Proprio su questi aspetti, infatti, LCM ha costruito nel corso degli anni una serie di processi e procedure così articolati e peculiari da costituire nel loro insieme un vero e proprio scrigno di know-how ed esperienza che finiscono per rappresentare l’identità stessa del Gruppo. Qualcosa di esclusivo e prezioso che andava assolutamente preservato nel processo di trasformazione digitale in atto. Era quindi assolutamente necessario che il partner entrasse fino in fondo nella comprensione di questi meccanismi e processi così identitari: “Avevamo bisogno di un partner che fosse sulla nostra stessa lunghezza d’onda – osserva Estevan Ceppi, Senior IT specialist LCM Group – un partner che capisse quali sono per noi i focus più importanti del nostro ERP e dei nostri processi. Il nostro partner doveva conoscerli molto bene, direi perfettamente, quasi quanto noi, pena la perdita del nostro patrimonio di conoscenze identitario”.
E ciò è esattamente quello che ha fatto Alterna: entrare in tutti i processi, capirli fino in fondo e trasferirli intatti in un nuovo sistema capace di gestirli preservandone e amplificandone il valore di business.
“Una delle difficoltà dei partner che si rapportano con noi – chiarisce Lencioni a proposito dell’aspetto compliance e certificazioni – è che siamo un’azienda molto identitaria e vogliamo mantenere questa unicità. Di contro, non è facile per chi si approccia dall’esterno e magari non ci conosce, capire fino in fondo cosa siamo, cosa facciamo e soprattutto come lo facciamo. Alterna ci è riuscita perfettamente, salvaguardando la nostra identità storica, valore per noi di fondamentale importanza e vantaggio competitivo enorme nel nostro mercato.”
Il fornitore come partner strategico del cliente nel processo d’innovazione
I pregevoli risultati ottenuti nel processo di trasformazione digitale del Gruppo LCM nascondono un “piccolo grande segreto”: la capacità consolidata di Alterna di non porsi mai come semplice integratore di sistemi e fornitore di prodotti e servizi, quali ad esempio la messa in produzione di un nuovo software ERP e relativa migrazione dati e processi, ma come un vero e proprio partner strategico. Un alleato capace di accompagnare e guidare il cliente in tutte le fasi del percorso – non solo durante la fase operativa, ma già da molto prima e anche dopo il go-live – e sedersi accanto a lui collaborando giorno per giorno in maniera proattiva al raggiungimento degli obiettivi tecnologici e di business. Il tutto all’insegna del co-design e con un approccio orientato all’open innovation.
E ciò non è affatto scontato: “Il nostro partner precedente – sottolinea al proposito Daria Perego, IT manager LCM Group – non si era dimostrato capace di seguirci nel mantenimento e, soprattutto, nell’evoluzione dell’ERP. Si era sostanzialmente fermato al momento di passaggio. Con Alterna, invece, il rapporto è iniziato ben prima di questo passaggio: ci siamo conosciuti, ci siamo studiati, abbiamo provato a lavorare insieme per un anno. Solo una volta allineati perfettamente gli obiettivi, abbiamo fatto partire questo cammino”.
“Non eravamo un cliente che aveva bisogno di un software o di un prodotto di mercato – replica Lencioni -. Avevamo bisogno di qualcuno che ci aiutasse a mantenere e valorizzare il nostro percorso identitario e sfidante che abbiamo intrapreso tanto tempo fa. E queste caratteristiche le abbiamo trovate in Alterna.”
Ma si tratta di un processo bidirezionale. È importantissimo, cioè, che anche il cliente collabori appieno con il partner e sia capace di governare con competenza i processi alla base del progetto di trasformazione digitale in corso. “Un elemento distintivo, in tal senso, è stata proprio la governance che ha messo in campo LCM in questo progetto – fa notare Alfonso Grimaldi, Sales Executive di Alterna -. La nostra azienda, infatti, ha una metodologia dei processi consolidata in questo tipo di progetti ed LCM ha avuto la grande capacità di supportarci con estrema competenza e grandissima professionalità nel condividere la stessa metodologia, consentendoci di metterla a frutto per l’implementazione del sistema e coglierne tutti i vantaggi derivanti dagli obiettivi comuni prefissati, superando con efficacia gli ostacoli che si sono via via presentati e ponendo le basi per un go-live sereno e ‘senza sorprese’ e per il futuro dell’evoluzione tecnologica del sistema.”
È stata proprio la forte alchimia creatasi tra il cliente e il suo partner che ha determinato gran parte del successo di questo progetto d’innovazione e trasformazione digitale. La collaborazione costante – basata su una grande fiducia reciproca, un approccio proattivo e una estrema rapidità di risposta – ha contribuito infatti in maniera significativa alla partnership di LCM con Alterna, riconosciuta come partner affidabile di lungo periodo anche per la gestione post-progetto e i servizi di ALM (Application Lifecycle Management). Un percorso i cui risultati eccezionali, per nulla scontati, hanno rafforzato in LCM e Alterna la volontà di proseguire assieme, anche per il futuro, in questo cammino d’innovazione che ha portato LCM verso un nuovo orizzonte della sua vision: trasformare la “qualità invisibile” in “qualità certificata”.
