Pharmacy Management System

Software gestionali per farmacie: funzionalità, vantaggi e soluzioni

Il mercato italiano è ricco di proposte, ognuna delle quali punta a coprire il 100% dei processi dei punti vendita. Oltre ai benefici di efficienza tipici del digitale, le soluzioni intendono bilanciare le esigenze di compliance con un focus su automazione e innovazione (c’è anche l’Intelligenza Artificiale)

Pubblicato il 22 Mar 2024

Emanuele Villa

Per via delle peculiarità del settore, i software gestionali per farmacie e parafarmacie presentano alcune importanti differenze rispetto ai tipici ERP aziendali.

Software gestionali per farmacie, tra efficienza e compliance

Con l’espressione “software (gestionali) per farmacie” si intendono piattaforme digitali modulari che, oltre a tutte le funzionalità contabili e gestionali standard, governano processi specifici del settore garantendo la conformità con la normativa in essere.

Spesso, questo implica dover gestire attività di verifica, di tracciamento e di comunicazione in tempo reale con i sistemi dell’SSN, secondo procedure e formati ben definiti. Si pensi, a titolo di esempio, alla comunicazione con il Sistema TS (Tessera Sanitaria), alla gestione della ricetta dematerializzata e ai processi dell’assistenza integrativa, ma più in generale alla necessità di un collegamento costante con le banche dati del farmaco per avere informazioni in tempo reale circa i prodotti, i prezzi, le indicazioni e gli eventuali rimborsi.

Le principali funzionalità dei software gestionali per farmacie

Nella migliore delle ipotesi, il software per farmacie è l’unico punto di riferimento per tutti i processi del punto vendita e rispetto a tutti gli attori coinvolti: i fornitori, i pazienti/clienti e le organizzazioni del SSN.

All’interno di questo ecosistema, i software gestionali per farmacie devono favorire il successo commerciale (e quindi la crescita) della singola farmacia.

Si parte, dunque, con la gestione della contabilità del punto vendita, ma anche con il monitoraggio in tempo reale delle scadenze dei farmaci e dei quantitativi di prodotto presenti in negozio e nel relativo magazzino; questa attività è fondamentale per accelerare (e/o automatizzare) gli ordini ai fornitori e per far sì che il cliente non debba recarsi altrove. Per questo, è essenziale che la soluzione gestionale si interfacci in modo nativo con strumenti come i lettori barcode.

Le funzionalità dei gestionali per la vendita al banco

Se la gestione di contabilità, inventario e ordini (con tutte le procedure annesse) è core nei software gestionali per farmacie, non è da meno l’area della vendita al banco: qui, le funzionalità sono relative ai pagamenti, alla gestione di prescrizioni elettroniche e all’emissione di fatture, ma riguardano anche il marketing con sconti e promozioni, omaggi e carte fedeltà, senza contare l’up-selling, il cross-selling e l’integrazione con sistemi web come l’e-commerce.

La business intelligence nei software gestionali per farmacie

Infine, ma non per importanza, i software gestionali per farmacie possono includere un modulo di business intelligence, eventualmente dotato di algoritmi predittivi, e può interfacciarsi con device esterni come display per digital signage, distributori automatici ed etichette elettroniche, con cui le strutture puntano ad ampliare il proprio business e a migliorare l’esperienza d’acquisto.

La copertura funzionale rappresenta senza dubbio il primo criterio di scelta del prodotto, ma non vanno sottovalutati la capacità di estensione/integrazione con sistemi esterni e la semplicità d’uso: i prodotti più moderni, infatti, possono  essere gestiti tramite i display touch dei PC e dei tablet.

Il mercato dei software gestionali per farmacie è ricco di soluzioni, ognuna delle quali punta a bilanciare i benefici del digitale con esigenze di compliance e innovazione.

Di seguito, data la vastità di soluzioni disponibili riguardo ai software gestionali per farmacie, una selezione non esaustiva con alcuni esempi di cosa offre il mercato.

CGM: una piattaforma di soluzioni per tutte le attività della farmacia

CompuGroup Medical (CGM) è un’azienda internazionale – da più di 1 miliardo di euro di fatturato annuo – che sviluppa e fornisce soluzioni digitali a tutto l’ecosistema Healthcare.

 Attraverso una BU specializzata (PCS – Pharmacy Information Systems), l’azienda propone diverse soluzioni software tra cui il gestionale Wingesfar per le farmacie e PharmaStore per le Parafarmacie.

Wingesfar ha la tipica struttura modulare dei gestionali moderni, è nativamente integrato con le principali banche dati e, oltre a offrire tutte le tipiche funzionalità di un gestionale (ordini, inventario, vendita, fatture, contabilità, DDT…), fa parte di una vera e propria piattaforma di soluzioni.

Come emettere una fattura elettronica con WINGESFAR

L’emissione di una fattura elettronica con Wingesfar (fonte: CGM Italia)

Per esempio, vi fanno parte il modulo di e-fidelity per la gestione delle gift card, ma soprattutto l’innovativo e-vision, che utilizza una telecamera per effettuare scansioni automatiche di oggetti e documenti, potenziando l’efficienza e la soddisfazione del cliente.

CGM E-VISION | Il sistema che rivoluziona il metodo di lavoro del farmacista al banco.
Il funzionamento di CGM e-vision, il modulo di Wingesfar  per facilitare il lavoro del farmacista al banco (fonte: CGM Italia)

Fa parte dell’offerta CGM, e merita una menzione separata, anche il software gestionale Apodesk, che si contraddistingue per la user experience moderna e il modello di erogazione (cloud) ibrido.

Farmaline: gestione della farmacia a 360°

Divisione informatica di Unifarma Distribuzione, l’azienda offre consulenza e sviluppa soluzioni digitali ad hoc per farmacie.

Il software gestionale si chiama FarmaEvolution e, attraverso un approccio modulare, gestisce tutti gli ambiti di attività di una farmacia. Tra questi:

  • magazzino
  • vendite
  • gestione degli ordini
  • controllo di gestione
  • gestione multifarmacia
  • analisi dei dati come supporto direzionale.

Farmaline si occupa anche di hardware (terminali di vendita, PC, server…) e di soluzioni integrate per il marketing e la comunicazione, tra cui sistemi di loyalty, prenotazioni e comunicazione digitale con clienti/pazienti.

 Inoltre, l’azienda si fa carico di servizi di integrazione, come quelli relativi alle etichette elettroniche, alle soluzioni di automazione di magazzino e distributori automatici, casse automatiche e modalità di pagamento innovative.

Innova: il gestionale “Facile” che punta sulla semplicità d’uso

Innova è un’azienda italiana che offre consulenza e sviluppa soluzioni per le farmacie, dai distributori automatici a tutto l’ecosistema del software gestionale.

In quest’area il prodotto di riferimento si chiama Facile e, tra le sue caratteristiche distintive, c’è proprio la semplicità d’uso.

Essendo sviluppato in-house, il software può essere plasmato per adeguarsi ai processi della singola farmacia o del gruppo di farmacie, offrendo pieno supporto per i processi di vendita, acquisto (ordini) e di gestione dell’inventario, con tutte le peculiarità legate al farmaco.

“Facile” offre cruscotti direzionali e funzionalità innovative come il suggerimento di prodotti con cui aumentare il valore dello scontrino (upsell).

Pharmagest: il gestionale per farmacie on-premise e cloud

Società del gruppo Equasens (e di cui fa parte Svemu Informatica), Pharmagest propone una suite completa di soluzioni per la gestione e la digitalizzazione delle farmacie.

Id. è la soluzione gestionale, disponibile con installazione on-premise o via erogazione cloud (anche ibrida), che aiuta gli operatori a governare i tre macro-ambiti della professione:

  • gestione dell’attività
  • relazione con il paziente
  • digitalizzazione del punto vendita.
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La schermata “Ordine” del gestionale id. Pharmagest (fonte: Pharmagest Italia)

Id. offre una user experience moderna, è nativamente adeguato a gestire le esigenze di gruppi di farmacie e ottimizza la fase di vendita (anche) attraverso la gestione di listini personalizzati e proposte di cross-sell e up-sell manuali e automatiche.

id. - il gestionale per una nuova identità della farmacia
Software gestionali per farmacie: id. di Pharmagest (fonte: Pharmagest Italia)

Non mancano strumenti di marketing, funzionalità di ottimizzazione degli acquisti, un modulo di statistiche avanzate, funzioni per migliorare il merchandising, la gestione dello stock e integrazione con i magazzini automatici, in particolare con Sintesi di Pharmatek.

Robot per Farmacia SINTESI 3a gen. - Pharmathek
Sintesi di Pharmatek: il robot per farmacia che automatizza la gestione del magazzino (fonte: Pharmatek)

La soluzione può essere potenziata con altre soluzioni di Pharmagest come PharmaTime per la gestione moderna delle prenotazioni, l’applicazione mobile id.UP! e id.Show per la gestione della comunicazione.

Pharmaservice: il gestionale con un modulo basato su AI

Tra le soluzioni gestionali del Gruppo italiano Pharmaservice, Winfarm si pone come ecosistema di moduli e di servizi (suite) finalizzato a coprire tutti i processi di una farmacia.

Oltre ai tradizionali moduli di contabilità, gestione logistica e controllo di gestione, fanno parte di Winfarm soluzioni a supporto dell’integrazione di etichette elettroniche e magazzini automatici, nonché soluzioni per la fidelizzazione, la gestione di scaffali digitali e anche un modulo basato su AI (FarmaTutor) che supporta il farmacista nella relazione con il cliente/paziente attraverso consigli di prodotti in libera vendita, un tutor decisionale per la dispensazione di farmaci sotto prescrizione medica e attività di formazione dedicate ai professionisti.

Svemu Informatica: software gestionali e sistemi integrati per le farmacie 

Svemu Informatica è un’azienda italiana, dal 2019 parte del Gruppo Pharmagest Italia, che realizza software gestionali e sistemi integrati per il mondo delle farmacie.

L’azienda offre un software gestionale core, EasyPharma, e una serie di moduli extra per l’estensione delle sue potenzialità.

Tra le funzionalità, l’ottimizzazione degli acquisti, delle vendite e dei tempi, come gli ordini multipli a più fornitori, il monitoraggio dei tempi di ogni operazione, l’ottimizzazione degli ordini in base alle offerte e molto altro, il tutto gestibile attraverso strumenti integrati di controllo e monitoraggio.

Da sottolineare poi le funzionalità di controllo, che si manifestano (per esempio) in report giornalieri sulle variazioni di prezzo, nella tracciatura dei resi e in promemoria delle scadenze, ma senza dimenticare l’ottimizzazione della user experience con supporto per i dispositivi touch-screen.

La soluzione può essere estesa con moduli di business intelligence per il marketing strategico (Easypharmastat), funzionalità di ottimizzazione dei gruppi di farmacie (id.Central), dei tempi di attesa in punto vendita (id.EASYQ), degli incassi (EasyPay), delle etichette elettroniche (id.Tag) e altro ancora.

Winfarma: una piattaforma integrata per la gestione di tutti i processi 

Winfarma è una software house italiana la cui soluzione software per le farmacie, WinFarma 2000, adotta il tipico approccio modulare dei gestionali moderni creando una piattaforma integrata per la gestione di tutti i processi.

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Software gestionali per farmacie: Winfarma 2000 – il modulo Gestione Ricetta Elettronica (fonte: Winfarma)

Le funzionalità principali riguardano il magazzino, le prescrizioni e gli ordini, le attività di vendita al banco (con tanto di promozioni e sconti) e la gestione completa delle ricette mediche elettroniche, comprensiva di attività di ricezione, verifica e archiviazione.

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