La digitalizzazione dei processi è un elemento centrale in qualunque ambito aziendale, incluso quello sanitario, nel quale è essenziale che sia i processi clinici sia quelli amministrativi, avvengano in modo rapido, efficiente e sostenibile.
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Costi e limiti della gestione cartacea
La prassi ancora oggi più diffusa è quella di richiedere la sottoscrizione di un modulo cartaceo prestampato che contiene le informazioni riguardo al trattamento sanitario previsto.
Ma quali sono i costi e le difficoltà di questo tipo di gestione?
Bisogna considerare, innanzitutto, i costi correlati alle seguenti attività:
- stampa dei documenti
- conservazione e logistica dei documenti firmati
- invio dei documenti presso le sedi di conservazione
- spazio “fisico” necessario per l’archivio.
In caso di consenso, il limite di tenuta di conservazione è pari a 4 anni dalla data di ultima registrazione, mentre le pratiche vanno conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
Inoltre, bisogna tenere conto dei costi legati allo sfoltimento dell’archivio dei documenti (da smaltire mediante distruzione) che richiede tempi di ricerca elevati e difficoltà di condivisione e, non ultimo, anche della possibilità dell’ errore umano, nel caso – ad esempio – di utilizzo di un modulo di consenso non aggiornato e/o di una nota informativa non presente.
I rischi legali della gestione cartacea
Va da sé che i rischi generati dal suddetto tipo di gestione sono molteplici.
In primis, vi sono i rischi legali per mancata esibizione del consenso o per consenso incompleto, dunque, mancanza di liceità (Art. 6 GDPR), ma anche trattamento inadeguato alla tipologia dei dati trattati (Gestione dati particolari – Art. 9 GDPR) e violazioni di dati personali (data breach – Art. 33 e 34 GDPR) in caso di perdita della documentazione.
Tutte situazioni – quelle appena analizzate – che possono far incorrere in pesanti sanzioni.
I vantaggi della dematerializzazione in Sanità
Per snellire e rendere più sicura la gestione dei processi in qualunque ambito, incluso quello sanitario, uno dei punti chiave consiste nella dematerializzazione cartacea o, più precisamente, nel processo di raccolta e archiviazione dei consensi informativi. Ciò può portare numerosi benefici rispetto alla gestione cartacea tradizionale tuttora attuata da molte strutture sanitarie.
La dematerializzazione cartacea, e la conseguente adozione di una gestione documentale basata sull’utilizzo sistematico di formati elettronici, offre vantaggi in termini di costi-benefici e comporta notevoli risparmi, sia riguardo all’ottimizzazione del lavoro, sia per gli aspetti ambientali ed economici.
Secondo il CERIS-CNR, già nel lontano 2007, il risparmio potenziale derivante dall’adozione del documento digitale, nei soli settori soggetti a normativa, era stato stimato oscillare tra le 168mila e le 259mila tonnellate di materiali cartacei, quantità al tempo equivalente al 13-21% del consumo totale di carta negli uffici italiani.
In sostanza, adottando il documento digitale, si sarebbe riusciti a utilizzare un solo foglio rispetto ai 5 della gestione cartacea.
Dematerializzazione in Sanità: i benefici per le aziende ospedaliere
Analizzando il caso specifico di una possibile dematerializzazione cartacea che riguarda i moduli di consenso informativo relativi ad un’azienda ospedaliera, ad esempio, è possibile rilevare che l’implementazione di soluzioni ad hoc di processi di firma digitale porta a un’evidente riduzione dei tempi di gestione della pratica, a un impatto positivo economico e ambientale e a vantaggi oggettivi in termini di tempo risparmiato per ciascun operatore. Quest’ultimo può essere riallocato in base alle esigenze dell’azienda ospedaliera e svolgere compiti più urgenti o proficui.
Dematerializzazione in Sanità: vantaggi anche per i pazienti
Digitalizzare il sistema e documentare i flussi di lavoro significa offrire un’esperienza più integrata, digitale e veloce anche per i pazienti. Pur mantenendo un ambiente familiare, e proteggendo le informazioni sensibili, le soluzioni digitali consentono, ad esempio, la raccolta e la registrazione della cartella di un paziente in un’unica piattaforma integrata, unita alla firma digitale della documentazione clinica (consenso informato, modulo anamnesi e via dicendo) in istituto sanitario o anche a distanza.
Il trattamento delle informazioni sensibili dei pazienti richiede un elevato livello di protezione dei dati e un sistema integrato e sicuro per la loro conservazione.
Le firme digitali sono gli strumenti più efficienti allineati agli standard di sicurezza, poiché rappresentano un modo efficace per far approvare e firmare documenti in formato digitale, a distanza o presso l’istituto sanitario, nel pieno rispetto di tutti i requisiti legali.
Dati sanitari: perché conviene la registrazione digitale
Con un processo di onboarding e di registrazione digitale, è possibile accedere e aggiornare i dati sanitari personali in modo sicuro, veloce e pratico, provando la propria identità online attraverso un’esperienza omnicanale ed integrata.
Grazie all’utilizzo di soluzioni adeguate, e con una corretta verifica dell’identità, dunque, è possibile supportare il proprio istituto sanitario ottenendo immediatamente una serie di vantaggi concreti:
- raccolta dei dati digitali dei pazienti in modo più semplice e più rapido, indipendentemente dalla dispersione geografica e con piena validità legale
- archivio digitale integrato e aggiornato per tutte le informazioni del paziente
- nessun errore o inesattezza durante la compilazione delle informazioni del paziente grazie alla procedura automatizzata
- riduzione del livello di stress dei pazienti (meno tempi di attesa, meno code agli sportelli, ecc.)
- sicurezza delle informazioni contenute nei documenti, garanzia di massima riservatezza e assenza di frodi e furti di identità.
La firma digitale in Sanità: non solo sicurezza
I benefici che si possono ottenere implementando una soluzione di firma elettronica non si limitano all’ambito “sicurezza” ma, come detto, implicano una serie di vantaggi che interessano svariati ambiti aziendali.
L’archiviazione digitale e la conservazione a norma garantiscono:
- sicurezza
- protezione dei dati personali
- riduzione dei costi di carta, toner e manutenzione stampanti
- gestione logistica
- archiviazione dei documenti.
Ma i vantaggi non finiscono qui. Ecco di una serie di altri importanti benefici:
- il recupero di un preciso documento in caso di emergenza (ad esempio, per contenziosi medico-legali) diventa un’operazione semplice e veloce
- l’acquisizione certa delle variabili di consenso consente di renderle interrogabili per eventuali statistiche o classificazioni
- vi è una completa tracciabilità e integrità di ogni fase del processo
- l’eliminazione dei moduli cartacei, prodotti da reparti diversi, ma convalidati da un unico soggetto a livello locale o centrale, facilita la distribuzione controllata degli stessi
- la relazione tra operatori all’interno della struttura sanitaria e tra medico e paziente migliora notevolmente
- è possibile arricchire il testo della nota informativa con contenuti, puntualizzazioni e domande per verificare il livello di comprensione
- dematerializzando e digitalizzando le operazioni, si ha una riduzione delle emissioni di anidride carbonica e del numero di alberi abbattuti, in linea con gli obiettivi e le azioni dell’Unione Europea
- la riduzione dei tempi di gestione, logistica ed archiviazione delle pratiche porta alla velocizzazione dei processi interni e a una maggiore soddisfazione complessiva dei pazienti e degli operatori dell’ente sanitario.
