L’efficienza di una struttura sanitaria moderna non si misura esclusivamente attraverso la qualità della prestazione clinica, ma anche attraverso la fluidità dei processi invisibili che la sostengono.
Durante l’approfondimento tecnico “Tutto quello che serve sapere per trasformare la Sanità Digitale in valore reale per organizzazioni, professionisti e pazienti” – nel corso dell’evento – organizzato da Digital360 GOV, con la partecipazione di DNV Imatis – “La misura del valore della Sanità Digitale: orchestrare dati, processi e risorse”- Rosaria Cecere (Manager, Digital360 Healthcare) e Ole Christian Lokenhagen (Clinical Solution Specialist, DNV Imatis) hanno illustrato come la logistica ospedaliera sia diventata il vero tessuto connettivo tra la diagnosi, la cura e la gestione operativa.
Attraverso l’analisi di casi d’uso reali, è emerso un modello in cui la tecnologia permette di superare la frammentazione dei flussi, trasformando ogni singola attività in un dato utile alla governance sanitaria.
Indice degli argomenti
La logistica ospedaliera come pilastro del continuum assistenziale
Il punto di partenza per una trasformazione digitale efficace risiede in una rigorosa analisi metodologica delle esigenze di processo, condotta in stretta collaborazione con chi opera quotidianamente sul campo.
Rosaria Cecere ha sottolineato come, in tal senso, la piattaforma DNV Imatis non si limiti a fornire uno strumento tecnologico, ma abiliti un vero e proprio continuum assistenziale, permettendo di seguire ogni fase del Percorso Diagnostico Terapeutico Assistenziale (PDTA) e del Piano Assistenziale Individuale (PAI).
Uno degli elementi cardine di questa visione è il superamento dei silos informativi. La sfida sollevata dai professionisti riguarda spesso “la possibilità di avere un’unica vista sul paziente”. La risposta a questa esigenza passa (anche) attraverso strumenti quali, ad esempio, una lavagna interattiva che visualizza il nome del paziente e tutte le azioni necessarie, evidenziando a colpo d’occhio le diverse fasi del percorso del paziente e ottimizzandone l’esperienza.
All’interno di questa architettura, la logistica ospedaliera non è più un comparto isolato, ma una componente fondamentale della stessa sicurezza del paziente. La piattaforma garantisce, infatti, una profilazione dettagliata: ogni utente, in base al proprio ruolo, accede esclusivamente alle informazioni necessarie, tutelando la riservatezza dei dati sensibili.
La gestione operativa si arricchisce poi di strumenti di sintesi come, ad esempio, le dashboard, che offrono indicatori in tempo reale su tutto il percorso del paziente. Questo monitoraggio costante permette di identificare tempestivamente anche eventuali rischi che richiedono un intervento immediato, con l’obiettivo – ad esempio – di arginare possibili aggravamenti delle condizioni cliniche.
Automazione e gestione dei compiti: il modulo TASKS
Se la visione di Cecere definisce il quadro clinico-strategico, l’intervento di Ole Christian Lokenhagen, forte anche di un’esperienza decennale come infermiere e paramedico presso l’ospedale di Østfold, entra nel merito della gestione operativa quotidiana attraverso il modulo TASKS. Sebbene la dimostrazione si focalizzi spesso sugli addetti al trasporto del paziente (infermieri, ausiliari specializzati, OSS, barellieri…), Lokenhagen ha chiarito come il sistema sia trasversale: può essere utilizzato, ad esempio, per coordinare il personale delle pulizie, i manutentori o gli elettricisti.
La logistica ospedaliera beneficia in modo determinante di due modalità di creazione delle attività: manuale e automatica. L’automazione si basa su regole di attivazione, i cosiddetti trigger, che semplificano il lavoro del personale di reparto.
Lokenhagen, al proposito, ha citato un esempio concreto: “se nel sistema EPR (Electronic Patient Record) viene registrata la dimissione di un paziente, possiamo fare in modo che il sistema generi automaticamente un’attività per il personale delle pulizie”. Oltre all’integrazione software, il sistema può interfacciarsi con l’Internet of Things (IoT), dove la semplice pressione di un pulsante fisico invia un segnale immediato per la creazione di un task.
Un altro aspetto rilevante è la gestione della ricorsività: il sistema permette di impostare controlli periodici, ad esempio ogni lunedì mattina, garantendo che le attività di manutenzione ordinaria non vengano trascurate. Poiché il software è basato sui ruoli, ogni compito viene inviato direttamente alla figura competente: un elettricista, ad esempio, vedrà solo le attività di sua pertinenza, evitando il sovraccarico informativo per le altre categorie professionali.
Logistica ospedaliera: coordinamento e visibilità in tempo reale
Il flusso di lavoro della logistica ospedaliera richiede un’assegnazione precisa, che può essere gestita in tre modi diversi per adattarsi alla complessità di ogni struttura:
- assegnazione manuale: un coordinatore o responsabile assegna direttamente il compito alla risorsa disponibile;
- assegnazione automatica: il sistema stabilisce autonomamente, in base a regole predefinite, quale operatore debba farsi carico dell’attività;
- scelta autonoma: gli operatori visualizzano l’elenco dei task e scelgono da quale iniziare, un metodo particolarmente utile per la gestione delle pulizie delle stanze.
Per illustrare l’impatto pratico di questo sistema, Lokenhagen ha descritto il trasferimento di un paziente da un reparto generico alla Radiologia. L’infermiera non deve compilare moduli complessi, ma semplicemente impostare lo stato del paziente su “Trasferimento” e selezionare la destinazione. In quel momento, il sistema genera un’attività identificata da icone intuitive (come, ad esempio, un’icona a forma di secchio nel caso delle pulizie).
In questa fase, la comunicazione visiva basata sui colori gioca un ruolo cruciale per la sincronizzazione dei team. Un task di colore grigio indica che l’attività è stata creata ma non ancora assegnata. Quando l’addetto al trasporto del paziente accetta il compito, il colore diventa giallo, segnalando che il lavoro è “in corso”. L’infermiera riceve un feedback immediato sul cambio di stato e può visualizzare l’orario esatto di inizio dell’operazione. Una volta che il paziente viene portato in reparto e l’addetto preme il tasto di completamento, lo stato diventa verde, confermando a tutto il personale che il trasferimento è andato a buon fine.
Governance, gestione dei ritardi e analisi dei dati
La logistica ospedaliera non è esente da imprevisti. In tal senso, la piattaforma DNV Imatis offre strumenti specifici per gestirli senza interrompere il flusso informativo. Se un addetto al trasporto del paziente arriva in reparto e il paziente non è pronto perché, ad esempio, è ancora collegato all’ossigeno o a una flebo, l’operatore può inserire una “nota attività”. Questa funzione è fondamentale perché permette ai coordinatori e al management di comprendere le ragioni di un eventuale ritardo, differenziando un’inefficienza logistica da una necessità clinica.
L’interfaccia dedicata al Task Manager permette al coordinatore di avere una visione d’insieme su tre colonne:
- le attività non assegnate sulla sinistra;
- tutte le risorse loggate al centro;
- le attività già assegnate sulla destra.
Se il sistema è impostato per l’assegnazione automatica, solitamente invia il compito alla risorsa entro un intervallo configurabile tra i 15 e i 30 secondi. Tuttavia, se nessuno accetta l’attività entro un tempo limite (ad esempio 5 minuti), il coordinatore riceve una notifica automatica per intervenire manualmente. Tutte le interazioni, i tempi di percorrenza e le note inserite vengono salvate in un database storico.
Rosaria Cecere e Ole Christian Lokenhagen hanno concordato sul fatto che questa tipologia di dati sia essenziale per la governance: “Questi dati sono fondamentali per estrarre statistiche e report in un secondo momento” – hanno osservato. La trasparenza del dato, infatti, permette di ottimizzare i percorsi e di dimostrare il valore reale della sanità digitale attraverso parametri oggettivi.
Logistica ospedaliera, territorio e DM77
L’evoluzione della logistica ospedaliera non si ferma all’interno delle mura del presidio, ma si estende verso la sanità territoriale, seguendo le direttive del DM77.
In questo scenario, la suddetta piattaforma funge da cabina di regia. Un Medico di Medicina Generale (MMG), ad esempio, ricevendo indicazioni dall’Azienda Sanitaria sui pazienti da attenzionare, può avviare la presa in carico direttamente dal sistema.
La capacità di integrare i dati clinici con la logistica del territorio – ovvero sapere chi deve fare cosa e quando – rappresenta il passo decisivo per una sanità che non sia solo reattiva, ma proattiva. Attraverso l’uso di dati d’esempio, Cecere ha mostrato anche come il medico possa visualizzare note e valutazioni essenziali per il percorso del paziente, garantendo che non “si perda” (e disperda) tra i vari “nodi” del sistema sanitario.
La trasformazione della sanità in valore reale, dunque, passa anche per una logistica che smette di essere solo “trasporto” per diventare gestione intelligente dei flussi, dei tempi e delle informazioni a supporto della vita (e del benessere) del paziente.
contributo editoriale realizzato in collaborazione con DNV Imatis
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