Change management

Digitalizzazione dell’Ospedale: la sfida dell’adozione della Cartella Clinica Elettronica nelle Aziende Sanitarie

La Pandemia ha messo sempre più in risalto la necessità di dotarsi di strumenti digitali per una gestione più efficiente del percorso assistenziale del paziente. In tutto ciò, la CCE è uno strumento prezioso. Spesso, però, la sua adozione nelle aziende sanitarie diventa una vera e propria sfida: per vincerla, serve un cambio di paradigma culturale e un approccio Agile. Ecco come è stata affrontata dalla Asl BT

Pubblicato il 21 Nov 2022

Maria Cammarrota

Dirigente Responsabile UOSVD ICT - Responsabile per la Transizione Digitale Asl BT

Se ne parla da anni, ormai, e tutti gli addetti ai lavori ne riconoscono l’importanza: utilizzare un sistema di cartella clinica elettronica per dematerializzare del tutto la gestione del paziente all’interno di una Struttura Sanitaria rende molto più efficiente l’intero processo di cura e di presa in carico di un assistito e apre, altresì, a nuovi scenari legati alla Digital Transformation, fra cui quello della cosiddetta sanità data driven.

Cartella Clinica Elettronica nelle aziende sanitarie: una grande sfida

La Cartella Clinica Elettronica è una miniera di dati che possono essere usati per supportare l’operatore sanitario nel garantire la migliore assistenza possibile. Certo, quando si parla di CCE, bisogna fare le dovute differenziazioni, perché ormai il mercato è pieno di soluzioni diversificate, con funzionalità spesso sottoutilizzate o alcune ancora inesistenti, quali – ad esempio – quelle che implementano analisi predittive sui dati memorizzati che guidino e supportino attivamente i medici nel percorso di cura del paziente.

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L’adozione di una Cartella Clinica Elettronica all’interno delle varie aziende sanitarie è, inoltre, la grande sfida riportata alla ribalta dal PNRR, che vede una Misura ad hoc per l’ammodernamento del sistema sanitario, ed in particolare di quello ospedaliero.
La Misura M6C2 – Innovazione, ricerca e digitalizzazione del servizio sanitario nazionale, ha difatti come obiettivo il potenziamento della capacità di prevenzione e cura del sistema sanitario nazionale anche attraverso l’utilizzo di tecnologie innovative nella medicina.

Contesto operativo: un progetto di Cartella Clinica Elettronica regionale

La Regione Puglia, nel 2020, dando seguito a quanto previsto nel proprio Piano triennale di Sanità Digitale 2018-2020, approvato con DGR 1803/2019, prevede di realizzare un progetto di CCE regionale. L’eterogeneità della diffusione della CCE nelle aziende pugliesi, infatti, rappresenta un freno alle grandi potenzialità che un sistema di cartella digitalizzata offre alla gestione del processo diagnostico-terapeutico-assistenziale. Tale iniziativa, tra l’altro, non solo prevede il dispiegamento della componente di CCE, ma definisce un unico modello architetturale a livello regionale che vede ulteriori componenti software a contorno. Tra questi:

  • CDR (Clinical Data Repository)
  • Order Manager
  • Modulo Gestione Consensi
  • Modulo di Prescrizione Dematerializzata
  • Modulo Blocco Operatorio.

Gli obiettivi del progetto

Con tale iniziativa, la Regione si prefigge da un lato di fornire il supporto alla gestione informatizzata, uniforme, aggiornata e integrata dei dati anagrafici e clinico-sanitari del paziente, dall’altro di ottenere un ecosistema di componenti software fra loro integrati ed interoperabili (Anagrafe Assistiti, Sistema Sanitario Regionale Edotto, Anatomia Patologica e via dicendo) e, tramite questi, arrivare alla definizione di un processo di alimentazione del Fascicolo Sanitario Elettronico sempre più completo di dati e reperti sanitari, soprattutto alla luce del nuovo modello architetturale FSE 2.0.

Nel piano di diffusione della Cartella Clinica Elettronica regionale, la Asl BT è stata individuata come Azienda capofila per la sperimentazione relativa al setting assistenziale ospedaliero, con una componente “orizzontale”, un modulo, cioè, che implementa le funzionalità comuni a tutte le discipline cliniche (anamnesi, diario clinico, foglio unico di terapia e via dicendo).

Cambiare il paradigma: dalla carta al digitale

La sfida che ci si è presentata è stata quella di un radicale cambio culturale: solo qualche reparto, infatti, utilizzava strumenti digitali a supporto del processo di cura di un paziente, ma la stragrande maggioranza dei reparti ospedalieri usava la cartella clinica cartacea.
È stato definito, pertanto, un gruppo di lavoro ad hoc che ha affrontato gli aspetti organizzativi e funzionali del sistema, cercando di omogeneizzare procedure e flussi di lavoro. All’interno di tale gruppo sono state previste le seguenti componenti e rappresentanze:

  • componente clinica (rappresentata da un medico specialista ospedaliero)
  • componente infermieristica
  • componente strategica (con un rappresentante della Direzione Sanitaria Aziendale)
  • componente ICT
  • rappresentanza regionale.

La governance del progetto Cartella Clinica Elettronica

 Il lavoro iniziale del gruppo si è focalizzato sulla revisione e normalizzazione dei processi aziendali, determinando l’ambito di applicazione del sistema, le interazioni con sistemi regionali (Edotto, Anagrafe, Anatomia Patologia e via dicendo).
Sono stati definiti, inoltre, ruoli e profilazione utenti, validati gli aspetti funzionali del sistema, affrontati temi relativi alla sua continuità operativa ed aspetti relativi alla privacy e alla formazione.

Ad oggi, il Gruppo di Coordinamento continua a garantire la governance del progetto Cartella Clinica Elettronica, in un’ottica di revisione continua degli aspetti informativi, organizzativi e tecnologici, anche alla luce di tematiche non approfondite in fase di analisi dei processi o questioni specifiche rinvenienti dall’organizzazione peculiare di alcuni reparti.

Prerequisiti infrastrutturali e sistemistici

Affinché il progetto di introduzione della Cartella Clinica Elettronica potesse avere successo, è stato necessario adeguare, altresì, la parte infrastrutturale ospedaliera: andava introdotto il wi-fi, non ancora presente in tutti i presidi ospedalieri, così come andava adeguato, aggiornandolo, l’intero parco PC presente nei reparti, composto per la maggior parte da postazioni di lavoro obsolete e totalmente inadeguate all’utilizzo di sistemi di ultima generazione.

Pertanto, parallelamente al lavoro di definizione degli aspetti organizzativi e funzionali del progetto da parte del gruppo di coordinamento aziendale, la struttura ICT ha provveduto alla installazione della rete wi-fi in tutti i reparti, opportunamente configurata secondo policy ad hoc in modo da garantire un accesso sicuro e autorizzato ai sistemi informativi aziendali.

Successivamente, si è proceduto alla configurazione e consegna delle nuove PdL (Postazioni di Lavoro) complete, corredate anche da dispositivi accessori, quali stampanti multifunzioni condivise, lettori di codici a barre, etichettatrici, dispositivi di firma avanzata.
In aggiunta, per facilitare il personale sanitario nella gestione del paziente a bordo letto e in tempo reale, si sono acquistati tablet “due-in-uno”, da utilizzarsi sia per la registrazione della somministrazione della terapia da parte del personale infermieristico che per le annotazioni effettuate da personale medico durante le visite giornaliere.

Tali interventi potrebbero sembrare poco rilevanti, ma spesso fanno la differenza fra la buona riuscita di un progetto di innovazione digitale ed il suo fallimento: una gestione paperless della cartella clinica, infatti, non può prescindere dall’avere a disposizione strumenti efficienti ed in numero commisurato alla platea degli utenti fruitori.

Cartella Clinica Elettronica: gestione della complessità e nuovi modelli organizzativi

L’esperienza dell’Asl BT nel dispiegamento del sistema di Cartella Clinica Elettronica ha evidenziato una serie di aspetti legati alla sua complessità.
Si rammenta che il sistema è stato acquisito a livello regionale, per cui l’iniziale criticità è stata quella di “calarlo” all’interno della realtà aziendale: ciò ha richiesto la definizione di nuovi modelli organizzativi che dovevano facilitare la transizione al nuovo paradigma digitale.
Particolare attenzione si è posto al monitoraggio continuo e sistematico del progetto, attraverso stati avanzamento lavori con periodicità medio-breve, che hanno permesso al gruppo di coordinamento di verificare il piano delle attività, rilevare eventuali scostamenti e condividere azioni correttive.

Formazione tecnica e Change Management

Altro aspetto rilevante è quello della formazione degli utenti finali: per il successo di progetti di queste dimensioni, focalizzati sul cambiamento dei processi organizzativi ormai consolidati, è necessario supportare on-site gli stakeholder nelle fasi di avvio del sistema.
Il piano di formazione, infatti, prevedeva sessioni di formazione frontale in presenza (laddove possibile) e il successivo affiancamento, nella modalità “training on the job”, per l’utilizzo del sistema all’interno del reparto.

Tuttavia, la pur indispensabile formazione “tecnica”, non può prescindere dall’includere aspetti di change management, indispensabili per “accompagnare” l’utente durante le fasi delicate di adozione di nuovi modelli.

Rete di relazioni e comunicazione

Un ruolo cruciale, inoltre, lo ha avuto la costituzione ed il mantenimento di una rete di relazioni con tutti gli stakeholders coinvolti, compresi gli utenti finali.
A tal fine, sono stati individuati, per ogni reparto, degli utenti chiave (K-user), quali referenti di progetto, che da un lato hanno supportato il gruppo di coordinamento nella definizione o validazione dei requisiti funzionali della Cartella Clinica Elettronica e, dall’altro, hanno operato in modo proattivo per il sostegno e la diffusione del progetto all’interno del reparto.

La comunicazione, pertanto, verso i vari portatori di interesse, risulta indispensabile per mantenere favorevoli le condizioni di contesto del progetto. Si è rilevato, infatti, che chi – per qualche motivo – non riceveva informazioni, spesso tendeva ad accentuare le proprie aspettative negative ma anche quelle positive, entrambi atteggiamenti che danneggiano la conduzione di un progetto complesso.

Approccio e pensiero Agile per superare gli ostacoli

L’adozione di una mentalità Agile, orientata alle persone, alla comunicazione, all’efficienza, al cambiamento, ha aiutato a superare ostacoli vari, fisiologici in progetti di dispiegamento di sistemi informativi fortemente innovativi: le esigenze interne, difatti, maturano e si evolvono man mano che l’implementazione prosegue, e questo richiede una logica di gestione dell’innovazione tecnologica orientata alla valutazione continuativa del sistema e dei suoi effetti sull’azienda nel breve e nel lungo periodo.
Tracciare, dunque, la natura e direzione degli effetti nelle diverse fasi dell’implementazione, aiuta ad apportare eventuali aggiustamenti e a rivedere/rimodulare obiettivi non più raggiungibili.

Progetto CCE nella Asl BT: futuro prossimo

A più di un anno dalla partenza di tale progetto, i tre presidi ospedalieri aziendali utilizzano correntemente il sistema di Cartella Clinica Elettronica nella sua componente orizzontale.
La trasversalità della soluzione è stata un fattore di successo: da un lato ha permesso, infatti, una diffusione veloce del sistema grazie all’utilizzo di funzionalità comuni e di cooperazione (ad esempio, consulenze intra-ospedaliere), dall’altro ha portato ad una “maturità culturale” dei vari team coinvolti, medico-infermieristici e tecnici, che adesso possono congiuntamente valutare sul campo le esigenze, le criticità, le complessità da gestire adottando/affinando soluzioni organizzative e tecnologiche in tempi maggiormente rapidi.

L’evoluzione della Cartella Clinica Elettronica, adesso, è orientata alle integrazioni con i vari sistemi dipartimentali, in particolare con il sistema LIS (Laboratory Information System), il cui collaudo è previsto proprio in questi giorni, e a seguire con il sistema RIS (Radiology Information System).
Ma sono davvero tante le componenti che dovranno andare a comporre il complesso puzzle del costituendo Sistema Informativo Ospedaliero.
Per raggiungere tale obiettivo, si sta cercando di utilizzare in maniera efficace i finanziamenti previsti nella Misura 6 – C2, che ha una specifica linea di intervento dedicata, appunto, alla digitalizzazione degli ospedali.

Quello che appare indubbio è che la realizzazione di tali progetti prevede la gestione di vari fattori: interazioni culturali e organizzative più o meno complesse, modifica di skill professionali, il tutto accompagnato da un utilizzo sempre più pervasivo di tecnologia informatica.

Il ruolo dell’ICT sarà fondamentale, ma un approccio di “governance” implica avere una visione organizzativa nella quale tutti gli attori implicati nel progetto di innovazione tecnologica, tra i quali ci sono anche i pazienti, possano condividerne la strategia ed i risultati, permettendo anche a chi è al di fuori della funzione ICT di percepire il reale valore dell’utilizzo delle tecnologie informatiche in ambito sanitario.

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Cartella Clinica Elettronica

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