L’efficienza di una struttura sanitaria non dipende esclusivamente dalle competenze cliniche dei suoi professionisti, ma anche dalla capacità di coordinare una miriade di servizi di supporto che rendono possibile l’assistenza.
Nel corso dell’evento – organizzato da Digital360 GOV, con la partecipazione di DNV Imatis – “La misura del valore della Sanità Digitale: orchestrare dati, processi e risorse”, Ole Christian Lokenhagen, Clinical Solution Specialist DNV Imatis, ha spiegato, tra l’altro, come l’adozione di sistemi avanzati di patient flow management stia ridefinendo i paradigmi operativi negli ospedali europei.
Attraverso l’orchestrazione dei flussi, le organizzazioni possono ridurre drasticamente i tempi inattivi e integrare nel ricovero ospedaliero servizi spesso trascurati, ma fondamentali, come ad esempio la gestione dei posti letto e la ristorazione, garantendo un percorso del paziente senza interruzioni.
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L’impatto del patient flow management: la tecnologia sostituisce l’incertezza con dati in tempo reale
Uno dei principali ostacoli alla fluidità dei percorsi ospedalieri è la dipendenza da metodi di comunicazione obsoleti, come le telefonate tra reparti per verificare la disponibilità dei posti letto. Lokenhagen descrive un modello alternativo in cui la tecnologia sostituisce l’incertezza con dati in tempo reale.
Secondo il Clinical Solution Specialist, è importante consentire al personale di gestire i trasferimenti in modo immediato. Un esempio? “Per portare il paziente dal Pronto Soccorso al reparto, invece di dover chiamare il reparto e chiedere se siano disponibili posti, gli operatori sanitari hanno un cruscotto che indica la disponibilità e possono semplicemente cliccare su ‘invia il paziente lì’ e tutto il resto avviene automaticamente”.
Questo approccio non riguarda solo lo spostamento fisico, ma l’attivazione di una catena di eventi coordinati. Il flusso del paziente, infatti, non è un’attività isolata ma dipende da una rete di connettività che coinvolge anche barellieri, addetti alle pulizie e custodi. Molti sistemi di gestione si concentrano esclusivamente sul percorso clinico del paziente, dimenticando le infrastrutture di servizio necessarie per renderlo possibile. Lokenhagen chiarisce la criticità di questo legame con un semplice esempio: “Non si può portare un paziente da un Pronto Soccorso a un reparto se l’addetto alle pulizie non è passato”. L’orchestrazione digitale permette di sincronizzare queste diverse figure, assicurando che ogni attore della filiera sia pronto nel momento esatto in cui la sua funzione è richiesta.
Ottimizzare i tempi: dai risparmi in sala operatoria alla logistica clinica
L’impatto del patient flow management è particolarmente evidente in ambienti ad alta intensità come i blocchi operatori. In queste aree, anche pochi minuti di ritardo possono generare inefficienze a catena. Automatizzando la comunicazione con i servizi di supporto, è possibile recuperare una capacità operativa significativa.
Lokenhagen spiega come, grazie alla segnalazione automatica basata sullo stato dell’intervento, gli addetti alle pulizie, ad esempio, possano essere messi in pre-allerta quando l’operazione è quasi terminata, anziché essere chiamati solo dopo la fine dell’intervento. Questo coordinamento proattivo permette di risparmiare facilmente 5, 10 o anche 20 minuti per ogni singola operazione.
L’efficienza temporale si estende anche alla gestione della diagnostica e dei materiali biologici. Nelle strutture progettate con una visione digitale integrata, l’uso di sistemi come la posta pneumatica viene potenziato dall’orchestrazione informativa. Quando un campione di sangue viene inviato dalla banca del sangue al reparto, il sistema invia un messaggio istantaneo al responsabile del reparto nel secondo esatto in cui il materiale arriva a destinazione. Questo garantisce che il sangue sia fresco e pronto all’uso, evitando che rimanga inutilizzato nei condotti della posta pneumatica e risparmiando dai 10 ai 15 minuti di cammino per ogni consegna che il personale avrebbe altrimenti dovuto effettuare manualmente verso la banca del sangue.
Sostenibilità operativa: i risultati dell’Ospedale di Kalnes
L’esperienza diretta di Lokenhagen presso l’Ospedale Sykehuset Østfold Kalnes (Norvegia) offre dati concreti su come il patient flow management influenzi la sostenibilità economica e ambientale della sanità.
Un esempio significativo riguarda la gestione del vitto ospedaliero. Attraverso l’uso di dispositivi mobili, gli infermieri o gli assistenti possono chiedere direttamente al letto del paziente quale tipo di porzione preferiscano per pranzo. Questa informazione arriva istantaneamente in cucina, permettendo la preparazione di pasti su misura e riducendo drasticamente gli scarti. Grazie a questa connessione digitale, l’Ospedale di Kalnes è riuscito a risparmiare quasi il 50% dei rifiuti alimentari.
Analoghi risultati sono stati ottenuti nella gestione delle pulizie quotidiane. Integrando il sistema di gestione con i dati di dimissione e movimento dei pazienti, gli addetti possono visualizzare in anticipo se un paziente lascerà la stanza più tardi nella giornata, evitando di effettuare pulizie di routine inutili. Questo sistema ha permesso di risparmiare circa 100 interventi di pulizia giornalieri, un’efficienza che, secondo Lokenhagen, consente di liberare sette persone che possono così essere assegnate ad altri compiti più rilevanti per la cura e il supporto clinico-assistenziale.
La gestione del cambiamento: è fondamentale procedere passo dopo passo
Un fattore determinante per il successo di queste tecnologie è la facilità di adozione da parte dei medici e degli infermieri. Secondo Lokenhagen, la reazione del personale clinico ai sistemi di orchestrazione è estremamente positiva, principalmente grazie all’intuitività delle interfacce. L’esperienza d’uso è paragonabile a quella di uno smartphone comune: “Quando chiedi agli utenti, dicono che è così semplice che non hanno neppure bisogno di formazione. Se un operatore sa usare un telefono cellulare, è in grado di utilizzare il sistema di gestione clinica semplicemente cliccando sulle opzioni desiderate”.
Tuttavia, la transizione digitale richiede una gestione attenta, specialmente quando coinvolge il passaggio da strutture vecchie a nuovi ospedali tecnologicamente avanzati. Lokenhagen ammette che il cambiamento può essere traumatico se non gestito gradualmente: “Se li sommergi con otto nuovi sistemi da gestire contemporaneamente, ci sarà una fase di transizione difficile”. L’approccio vincente consiste nel procedere passo dopo passo, permettendo al personale di adattarsi intuitivamente ai nuovi strumenti. La prova del successo di questa strategia è data dal fatto che, una volta superata la fase iniziale, la resistenza scompare.
Progettazione degli ospedali e futuro della Sanità
La visione di Lokenhagen per il futuro della sanità si lega strettamente alla progettazione architettonica, specialmente nel contesto dei moderni ospedali composti esclusivamente da camere singole, una tendenza sempre più marcata nel Regno Unito e negli Stati Uniti. Queste strutture sono intrinsecamente più grandi e complesse, rendendo i sistemi di patient flow management e l’automazione logistica non più opzionali, ma indispensabili per mantenere l’efficienza.
In questo scenario, ogni dettaglio della progettazione deve essere pensato per l’ottimizzazione. Un esempio è l’integrazione dei robot AGV (veicoli a guida automatica). Presso l’Ospedale di Kalnes, la posizione delle fermate di questi robot è stata progettata per essere ottimale per gli assistenti: ad esempio, quando un AGV si ferma, il sistema di orchestrazione invia un avviso automatico all’assistente, che può così andare a ritirare la biancheria pulita senza inutili attese o spostamenti.
Considerare ogni piccolo dettaglio di questi sistemi permette di creare reparti migliori e ospedali complessivamente più efficienti, dove le decisioni basate sui dati migliorano direttamente la qualità dell’assistenza erogata.
